Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den gesetzlichen Mindesturlaub, der bei einer Sechstagewoche 24 Werktage im Kalenderjahr beträgt. Bei einer Fünftagewoche entspricht das 20 Arbeitstagen. Tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen können darüberhinausgehenden Urlaub vorsehen.
Der volle Jahresurlaubsanspruch entsteht erstmals nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Scheidet ein Arbeitnehmer aus, bevor er die Wartezeit erfüllt hat, oder scheidet er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte aus, hat er Anspruch auf anteiligen Urlaub von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat des laufenden Jahres.
Über den Zeitpunkt des Urlaubs entscheidet grundsätzlich der Arbeitnehmer durch seinen Urlaubsantrag. Der Arbeitgeber kann dem nur entgegentreten, wenn dringende betriebliche Erfordernisse oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer dagegensprechen. Die Festlegung von Betriebsferien ist zulässig, muss aber rechtzeitig bekannt gegeben werden und darf den Gesamturlaub nicht vollständig ausfüllen.
Wird ein Arbeitnehmer während des Urlaubs arbeitsunfähig, werden die durch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.
Das Gesetz sieht vor, dass der Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen und nicht genommener Urlaub grundsätzlich am 31. Dezember des Urlaubsjahres verfällt. Eine Übertragung auf das Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Auch dann verfällt der übertragene Urlaub am 31. März des Folgejahres.
Diese gesetzlichen Regeln gelten seit einigen Jahren nicht mehr uneingeschränkt. Der Europäische Gerichtshof und nachfolgend das Bundesarbeitsgericht haben erhebliche Anforderungen an die Mitwirkung des Arbeitgebers gestellt, ohne deren Erfüllung Urlaub weder verfallen noch verjähren kann.
Urlaub kann nur dann am Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums verfallen, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist. Er muss den Arbeitnehmer konkret darüber informieren, wie viele Urlaubstage ihm noch zustehen, ihn ausdrücklich auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht bis zum Jahresende in Anspruch nimmt.
Hat der Arbeitgeber diese Obliegenheiten nicht erfüllt, verfällt der Urlaub nicht. Er überträgt sich auf das nächste Urlaubsjahr und die folgenden Jahre. Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die dreijährige gesetzliche Verjährungsfrist nicht zu laufen beginnt, solange der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachgekommen ist. Nicht genommener Urlaub kann sich damit im laufenden Arbeitsverhältnis nahezu unbegrenzt ansammeln — sofern der Arbeitnehmer arbeitsfähig war und der Verfall nur an der unterbliebenen Mitwirkung des Arbeitgebers scheitert.
Die Obliegenheit ist konkret und individuell zu erfüllen. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder im Intranet reicht nicht aus. Die Mitteilung muss die konkrete Zahl der verbleibenden Urlaubstage des betreffenden Arbeitnehmers nennen. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass er den Hinweis erteilt hat. Die Dokumentation in Textform ist deshalb dringend empfehlenswert.
Die beschriebenen Grundsätze gelten für den gesetzlichen Mindesturlaub. Für vertraglich oder tarifvertraglich vereinbarten Mehrurlaub können abweichende Verfallregelungen getroffen werden.
Besondere Fragen stellen sich, wenn Arbeitnehmer über längere Zeit arbeitsunfähig sind und ihren Urlaub deshalb nicht nehmen können. Der Urlaubsanspruch bleibt bei Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich erhalten. Um zu verhindern, dass er sich über mehrere Jahre unbegrenzt aufschichtet, verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres.
Auch für diese 15-Monatsfrist hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt eine wichtige Einschränkung formuliert. War der Arbeitnehmer vom ersten Arbeitstag des Jahres an durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaubsanspruch mit Ablauf von 15 Monaten auch ohne vorherigen Hinweis des Arbeitgebers. In diesem Fall wäre ein Hinweis ohne Bedeutung gewesen, weil der Arbeitnehmer zu keinem Zeitpunkt in der Lage war, den Urlaub anzutreten.
Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet hat und erst im Laufe des Jahres arbeitsunfähig geworden ist. In dieser Konstellation verfällt der bis zum Eintritt der Arbeitsunfähigkeit aufgelaufene Urlaubsanspruch nach 15 Monaten nur dann, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten noch rechtzeitig vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit nachgekommen war. Hat er das nicht getan, geht der Urlaub mit Ablauf der 15-Monatsfrist nicht unter. Das Risiko des späteren Urlaubsverfalls wegen Langzeitarbeitsunfähigkeit trägt dann der Arbeitgeber. Die Rechtsprechung gibt damit einen starken Anreiz, die Hinweisobliegenheit möglichst früh im Jahr zu erfüllen.
Kann Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in Natur genommen werden, ist er abzugelten. Der Abgeltungsanspruch entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses und ist auf Auszahlung des Geldwerts der nicht genommenen Urlaubstage gerichtet. Abgegolten werden kann nur Urlaub, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch nicht verfallen war.
Der Abgeltungsanspruch berechnet sich nach denselben Grundsätzen wie das Urlaubsentgelt. Maßgeblich ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten dreizehn Wochen vor dem fiktiven Urlaubsantritt, wobei für die Abgeltung auf den Zeitpunkt der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgestellt wird. In die Berechnung einzubeziehen sind neben dem Grundentgelt auch variable Bestandteile wie Provisionen, Zulagen oder Schichtzuschläge, soweit sie im Referenzzeitraum regelmäßig angefallen sind. Nicht berücksichtigt wird das zusätzlich für Überstunden gezahlte Entgelt.
Wird ein Arbeitnehmer nach Ausspruch der Kündigung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses freigestellt, hat dies auf den Urlaubsanspruch nicht von selbst Einfluss. Die Freistellung als solche gewährt keinen Urlaub und erfüllt den Urlaubsanspruch nicht. Soll der Urlaub durch die Freistellungszeit abgegolten werden, muss der Arbeitgeber dies ausdrücklich erklären und den Urlaub auf die Freistellung anrechnen. Fehlt eine solche ausdrückliche Erklärung, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen und ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Geld abzugelten.
Eine wirksame Urlaubsanrechnung setzt voraus, dass die Freistellung nicht widerruflich ist. Bei einer widerruflichen Freistellung ist eine Anrechnung des Urlaubs ausgeschlossen, weil der Arbeitnehmer jederzeit damit rechnen muss, zur Arbeit zurückgerufen zu werden; die für den Urlaubszweck erforderliche gesicherte Freizeit besteht in diesem Fall nicht. Der Arbeitgeber muss die Freistellung dabei nicht ausdrücklich als „unwiderruflich" bezeichnen. Erklärt er die Freistellung unter Anrechnung noch offener Urlaubsansprüche, ist darin nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zugleich die unwiderrufliche Befreiung von der Arbeitspflicht zu sehen, weil die Urlaubserteilung ihrem Wesen nach unwiderruflich ist. Behält sich der Arbeitgeber dagegen den Widerruf ausdrücklich vor, scheidet eine Anrechnung aus und der Urlaubsanspruch bleibt bestehen.