Die Stufenzuordnung legt fest, mit welchem Erfahrungsniveau ein Beschäftigter in ein Arbeitsverhältnis eintritt und wie sich das Entgelt innerhalb einer Entgeltgruppe während des Arbeitsverhältnisses entwickelt. § 16 TVöD und § 16 TV-L regeln die Stufenzuordnung bei der Einstellung. § 17 regelt die allgemeinen Grundsätze für den Stufenaufstieg im laufenden Arbeitsverhältnis und die Folgen von Unterbrechungen.
Einstellung im Sinne dieser Vorschriften meint die erstmalige Begründung eines Arbeitsverhältnisses, nicht die Fortführung oder Änderung eines bestehenden. Die Stufenzuordnung bei der Einstellung bestimmt nur den Ausgangspunkt des im Übrigen eher automatisch verlaufenden Stufenaufstiegs. In der Praxis wird etwa darüber gestritten, welche früheren Tätigkeiten bei der Stufenzuordnung in welchem Umfang anzurechnen sind und ob eine einmal vorgenommene Stufenzuordnung nachträglich noch einseitig geändert werden kann.
Ohne einschlägige Berufserfahrung erfolgt die Einstellung in die Stufe 1. Wer mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung mitbringt, wird höher eingestuft. Welche Stufe dabei maßgeblich ist, richtet sich nach dem Umfang der Berufserfahrung und unterscheidet sich im Detail zwischen TVöD/VKA, TVöD/Bund und TV-L.
Einschlägige Berufserfahrung ist eine berufliche Erfahrung in der übertragenen oder einer auf die Aufgabe bezogen entsprechenden Tätigkeit. Der Maßstab ist tätigkeitsbezogen. Die frühere Tätigkeit muss den Beschäftigten in die Lage versetzt haben, seine neue Tätigkeit unmittelbar nach der Einstellung vollständig ohne nennenswerte Einarbeitungszeit aufnehmen zu können. Dafür muss die Vorbeschäftigung qualitativ im Wesentlichen die gesamte inhaltliche Breite der neuen Tätigkeit abgedeckt haben. Entscheidend ist, was der Beschäftigte zuvor tatsächlich getan hat, nicht welche Aufgaben ihm theoretisch hätten übertragen werden können.
Ob eine Unterbrechung zwischen früherer Tätigkeit und Neueinstellung die Anrechnung ausschließt, beurteilt das Bundesarbeitsgericht anhand einer Gesamtbetrachtung der vorherigen Beschäftigungen. Liegen zwischen den einzelnen Arbeitsverhältnissen einer Beschäftigungskette jeweils keine Unterbrechungen von mehr als sechs Monaten, kann einschlägige Berufserfahrung aus der Kette auch dann angerechnet werden, wenn die Lücke zur unmittelbar vorangegangenen Tätigkeit länger war.
Die Anerkennung einschlägiger Berufserfahrung erfolgt häufig nicht bei „Quereinsteigern". Das sind Beschäftigte, die aus einem anderen Berufsfeld in den öffentlichen Dienst wechseln, und zwar die fachlichen Anforderungen der Stelle erfüllen, aber keine in eingruppierungsrechtlicher Hinsicht gleichwertige Vortätigkeit nachweisen können.
Auch wer als Arbeitnehmer tätig war, aber in einer eingruppierungsrechtlich nicht gleichwertigen Funktion, bringt keine einschlägige Berufserfahrung mit und wird deshalb der Stufe 1 zugeordnet.
Unabhängig von der einschlägigen Berufserfahrung können bei Neueinstellungen förderliche Vorbeschäftigungszeiten bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden. Der Begriff der förderlichen Tätigkeit ist weiter gefasst als der der einschlägigen Berufserfahrung. Eine förderliche Tätigkeit muss keine eingruppierungsrechtlich gleichwertige Vortätigkeit sein. Es genügt, dass sie mit der neuen Tätigkeit in sachlichem Zusammenhang steht und die dabei erworbenen Kenntnisse und Erfahrungen für deren Ausübung offenkundig nützlich sind. Auch eine selbständig ausgeübte Tätigkeit kann in diesem Sinne förderlich sein. Die frühere Tätigkeit muss auch nicht unmittelbar vor der Einstellung verrichtet worden sein.
Für die Berücksichtigung förderlicher Zeiten müssen zwei Tatbestandsvoraussetzungen objektiv erfüllt sein. Erstens muss die Einstellung der Deckung des Personalbedarfs dienen. Das ist nicht schon dann der Fall, wenn der Arbeitgeber eine freie Stelle besetzen will. Erforderlich ist, dass der Personalbedarf sonst quantitativ oder qualitativ nicht hinreichend gedeckt werden kann, etwa weil geeignete Bewerber auf dem Arbeitsmarkt nur schwer zu finden sind. Zweitens muss die frühere Tätigkeit für die neue Tätigkeit förderlich sein.
Beide Voraussetzungen unterliegen vollständiger gerichtlicher Überprüfung. Erst wenn sie objektiv erfüllt sind, wird dem Arbeitgeber auf der Rechtsfolgenseite ein Handlungsspielraum eröffnet.
Ob es sich dabei um billiges Ermessen im Sinne des § 315 BGB handelt oder ob dem Arbeitgeber freies, nicht an Billigkeitsmaßstäbe gebundenes Ermessen zusteht, ist höchstrichterlich noch nicht abschließend geklärt. In beiden Fällen trifft der Arbeitgeber eine gestaltende Entscheidung. Er kann förderliche Zeiten ausdrücklich oder durch schlüssiges Handeln berücksichtigen, etwa indem er von Beginn an das Gehalt einer höheren Stufe zahlt.
Ob der Arbeitgeber eine bei der Einstellung vorgenommene Stufenzuordnung nachträglich einseitig absenken kann, hängt davon ab, auf welcher tariflichen Grundlage sie beruht.
Bei der Stufenzuordnung auf der Grundlage einschlägiger Berufserfahrung handelt es sich um reine Rechtsanwendung. Der Tarifvertrag gibt vor, welche Stufe bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen geschuldet ist. Hat der Arbeitgeber dabei unzutreffende Tatsachen zugrunde gelegt oder die tariflichen Voraussetzungen fehlerhaft beurteilt, kann er die Stufenzuordnung einseitig korrigieren. Er muss allerdings die objektive Fehlerhaftigkeit darlegen und gegebenenfalls beweisen. Ein Verwaltungsfehler allein genügt als Begründung nicht.
Bei der Stufenzuordnung auf der Grundlage förderlicher Zeiten treffen Rechtsanwendung und Ermessensausübung zusammen. Hat der Arbeitgeber eine der Tatbestandsvoraussetzungen zu Unrecht bejaht, kann er die Stufenzuordnung durch Rückstufung korrigieren. Hat er dagegen beide Tatbestandsvoraussetzungen zutreffend bejaht und auf der Rechtsfolgenseite eine höhere Stufe zugewiesen, ist eine einseitige Rückstufung ausgeschlossen. Diese Ermessensentscheidung hat rechtsgestaltenden Charakter.
Aus Sicht des Beschäftigten ist die tatsächlich vorgenommene und durch die laufenden Gehaltszahlungen belegte Stufenzuordnung maßgeblich. Wer wiederholt Vergütung nach einer bestimmten Stufe erhält, darf darauf vertrauen, dass der Arbeitgeber ihn dieser Stufe verbindlich zugeordnet hat, unabhängig davon, ob intern ein Verwaltungsfehler vorgelegen hat. Will der Arbeitgeber eine durch Ermessensausübung begründete Stufenzuordnung nachträglich absenken, bleibt ihm nur der Weg einer einvernehmlichen Regelung mit dem Beschäftigten oder einer Änderungskündigung.
Nach der Einstellung rückt der Beschäftigte nach Ablauf der Stufenlaufzeiten in die nächsthöhere Stufe auf, sofern die erforderliche Zeit ununterbrochen in derselben Entgeltgruppe bei demselben Arbeitgeber zurückgelegt worden ist. Stufe 2 wird nach einem Jahr in Stufe 1 erreicht, Stufe 3 nach zwei weiteren Jahren, Stufe 4 nach drei weiteren Jahren, Stufe 5 nach vier weiteren Jahren und Stufe 6 nach fünf weiteren Jahren. Der Aufstieg von Stufe 1 bis Stufe 6 dauert damit insgesamt 15 Jahre.
Der Aufstieg in die Stufen 2 und 3 erfolgt allein durch Zeitablauf. Ab Stufe 3 kann das Weiterkommen in die nächsthöhere Stufe zusätzlich von einer Leistungsbeurteilung abhängen.
Wird einem Beschäftigten eine dauerhaft höherwertige Tätigkeit zugewiesen und wechselt er infolgedessen in eine höhere Entgeltgruppe, richtet sich die Stufenzuordnung in der neuen Entgeltgruppe nach dem jeweils anwendbaren Tarifwerk.
Im TVöD, sowohl im kommunalen Bereich als auch beim Bund, erfolgt die Höhergruppierung aktuell stufengleich. Der Beschäftigte wird in der höheren Entgeltgruppe derselben Stufennummer zugeordnet, die er in der bisherigen Entgeltgruppe innehatte, mindestens jedoch der Stufe 2.
Im TV-L erfolgt sie betragsgleich. Der Beschäftigte wird derjenigen Stufe in der höheren Entgeltgruppe zugeordnet, in der er mindestens sein bisheriges Tabellenentgelt erhält, mindestens jedoch der Stufe 2. Da die Tabellenentgelte in der höheren Entgeltgruppe höher sind, führt das in der Regel zu einer niedrigeren Stufennummer als zuvor. Liegt der Unterschiedsbetrag zwischen bisherigem und neuem Tabellenentgelt unter einem tariflich festgelegten Mindestbetrag, wird für die Dauer der betreffenden Stufenlaufzeit ein Garantiebetrag gezahlt.
Nach allen drei Tarifverträgen beginnt die Stufenlaufzeit in der neuen Entgeltgruppe mit dem Tag der Höhergruppierung grundsätzlich neu. In der bisherigen Entgeltgruppe zurückgelegte Laufzeiten werden nicht angerechnet.
Bei einer Herabgruppierung gilt in allen drei Tarifwerken das Prinzip der stufengleichen Zuordnung. Der Beschäftigte wird in der niedrigeren Entgeltgruppe derselben Stufennummer zugeordnet, die er in der bisherigen Entgeltgruppe innehatte. Da das Tabellenentgelt bei gleicher Stufennummer in der niedrigeren Entgeltgruppe niedriger ist, geht mit der Herabgruppierung regelmäßig eine Entgeltminderung einher.
Im TVöD, bei VKA und Bund übereinstimmend, wird zusätzlich die in der bisherigen Stufe bereits zurückgelegte Stufenlaufzeit auf die Stufenlaufzeit in der niedrigeren Entgeltgruppe angerechnet. Hat der Beschäftigte in der bisherigen Stufe also bereits einen Teil der Laufzeit absolviert, verkürzt sich der Zeitraum bis zum nächsten Aufstieg entsprechend. Der TV-L enthält diese Regelung zur Mitnahme der Stufenlaufzeit nicht.
Die Stufenlaufzeit für die Stufen 4 bis 6 kann bei erheblich überdurchschnittlicher Leistung verkürzt werden. Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber. Ein Rechtsanspruch des Beschäftigten besteht nicht. Umgekehrt kann die Laufzeit bei erheblich unterdurchschnittlicher Leistung verlängert werden. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall jährlich zu prüfen, ob die Voraussetzungen noch vorliegen. Beschäftigte können Beschwerde einlegen, über die eine betriebliche Kommission berät.
Nicht jede Unterbrechung der Tätigkeit beeinflusst den Lauf der Stufenlaufzeit in gleicher Weise. Die Tarifverträge unterscheiden drei Kategorien.
Bestimmte Zeiten gelten ausdrücklich als ununterbrochene Tätigkeit und werden vollständig auf die Stufenlaufzeit angerechnet. Das gilt für Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz, Zeiten der Arbeitsunfähigkeit bis zu 39 Wochen, bezahlten Urlaub, Sonderurlaub mit schriftlich anerkanntem dienstlichem Interesse und Zeiten vorübergehender Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit.
Andere Zeiten sind zwar unschädlich, führen also nicht zu einer Rückstufung, werden aber auch nicht auf die Stufenlaufzeit angerechnet. Die Stufenlaufzeit ruht für die Dauer dieser Abwesenheit. Das gilt für sonstige Unterbrechungen bis zu drei Jahren. Für Elternzeit gilt im TVöD dieselbe Regel, allerdings nur für Zeiten bis zu fünf Jahren. Im TV-L ist Elternzeit generell unschädlich, ohne Begrenzung auf eine bestimmte Dauer.
Dauert eine Unterbrechung länger als drei Jahre, beim TVöD auch bei Elternzeit von mehr als fünf Jahren, erfolgt bei der Rückkehr eine Rückstufung um eine Stufe. Der Beschäftigte wird derjenigen Stufe zugeordnet, die der vor der Unterbrechung erreichten Stufe vorangeht, mindestens jedoch der Stufe, die sich bei einer Neueinstellung ergäbe. Die Stufenlaufzeit beginnt mit dem Tag der Arbeitsaufnahme neu.