Die Eingruppierung des Arbeitnehmers beruht in den meisten Fällen nicht auf einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie ordnet den Beschäftigten derjenigen Entgeltgruppe zu, deren tariflichen Anforderungen seine Tätigkeit objektiv entspricht. Entscheidend ist nicht die im Arbeitsvertrag angegebene Entgeltgruppe, sondern die Tätigkeit, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer tatsächlich und auf Dauer übertragen hat (Tarifautomatik).
Öffentliche Arbeitgeber sind haushaltsrechtlich an den Grundsatz der Sparsamkeit gebunden und wollen deshalb, und dieser Wille ist für Beschäftigte erkennbar, nur die tariflich geschuldete Vergütung zahlen. Die Nennung einer Entgeltgruppe im Arbeitsvertrag bringt damit in der Regel nur die Rechtsauffassung des Arbeitgebers über die tariflich zutreffende Eingruppierung zum Ausdruck. Sie begründet keinen eigenständigen vertraglichen Anspruch auf Vergütung nach dieser Gruppe.
Das hat unmittelbare Konsequenzen. Überträgt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Tätigkeit, die einer höheren als der im Arbeitsvertrag genannten Entgeltgruppe entspricht, hat der Arbeitnehmer kraft der Tarifautomatik Anspruch auf Höhergruppierung und damit eine zum Teil erheblich höhere Vergütung, ohne dass der Arbeitgeber hiermit einverstanden sein müsste. Umgekehrt kann der Arbeitgeber eine fehlerhafte Eingruppierung durch eine korrigierende Rückgruppierung ohne Einverständnis des Arbeitnehmers berichtigen.
Sowohl im TVöD als auch im TV-L ist die Eingruppierung in § 12 geregelt. Die Vorschriften sind inhaltlich im Wesentlichen identisch. Der Beschäftigte ist in der Entgeltgruppe eingruppiert, deren Tätigkeitsmerkmalen die gesamte von ihm nicht nur vorübergehend auszuübende Tätigkeit entspricht. Das ist dann der Fall, wenn zeitlich mindestens zur Hälfte Arbeitsvorgänge anfallen, die für sich genommen die Anforderungen eines Tätigkeitsmerkmals oder mehrerer Tätigkeitsmerkmale dieser Entgeltgruppe erfüllen.
Die Eingruppierung vollzieht sich folglich in zwei aufeinanderfolgenden Schritten. Zunächst sind die Arbeitsvorgänge zu bestimmen und erst dann werden diese anhand der Tätigkeitsmerkmale bewertet. Diese Reihenfolge ist zwingend. Es wäre fehlerhaft, die Bewertung einer Tätigkeit vorwegzunehmen und aus ihr Schlüsse auf den Zuschnitt der Arbeitsvorgänge zu ziehen.
Ein Arbeitsvorgang ist nach der Protokollerklärung zu § 12 TVöD und TV-L eine Arbeitsleistung, einschließlich Zusammenhangsarbeiten, die, bezogen auf den Aufgabenkreis des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtungsweise abgrenzbaren Arbeitsergebnis führt. Maßgebend für die Bestimmung ist das Arbeitsergebnis, nicht die Einzeltätigkeit. Das bedeutet dreierlei.
Erstens kann die gesamte vertraglich geschuldete Tätigkeit eines Beschäftigten einen einzigen Arbeitsvorgang ausmachen. Es gibt keine tarifliche Vorgabe, aus der sich eine Mindest- oder Höchstzahl von Arbeitsvorgängen ergäbe.
Zweitens sind Zusammenhangsarbeiten einem Arbeitsvorgang zuzurechnen. Darunter fallen Tätigkeiten, die aufgrund ihres engen Zusammenhangs mit bestimmten höherwertigen Aufgaben bei der tariflichen Bewertung nicht abgetrennt werden dürfen, um eine tarifwidrige „Atomisierung" der Arbeitseinheiten zu verhindern. Wer beispielsweise im Außendienst auf Streifengängen sowohl Ordnungswidrigkeiten feststellt als auch Maßnahmen zur Gefahrenabwehr trifft, übt nicht zwei verschiedene Arbeitsvorgänge aus, sondern einen einheitlichen, den „Streifengang", weil sich der konkrete Inhalt der Tätigkeit erst im Verlauf der Ausführung ergibt und von der Organisation des Arbeitgebers nicht vorab aufgeteilt worden ist.
Drittens bleibt die tarifliche Wertigkeit der Einzeltätigkeiten bei der Bestimmung des Arbeitsvorgangs außer Betracht. Ein Arbeitsvorgang kann daher Tätigkeiten enthalten, die bei gesonderter Betrachtung unterschiedlich zu bewerten wären. Erst nachdem der Arbeitsvorgang bestimmt ist, wird er einheitlich anhand des in Anspruch genommenen Tätigkeitsmerkmals bewertet. Dieses Aufspaltungsverbot gilt ausnahmslos. Auch wenn innerhalb eines einheitlichen Arbeitsvorgangs nur ein Teil der Tätigkeiten das qualifizierende Merkmal erfüllt, ist der gesamte Arbeitsvorgang einheitlich zu bewerten.
Für die Bestimmung der Arbeitsvorgänge ist die tatsächlich vom Arbeitgeber vorgenommene Arbeitsorganisation ausschlaggebend, nicht die theoretische Möglichkeit, Aufgaben auf verschiedene Beschäftigte zu verteilen. Ob Einzeltätigkeiten verschiedene Arbeitsvorgänge bilden, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber diese Trennung tatsächlich organisatorisch umgesetzt hat.
Die Bestimmung des Arbeitsvorgangs hat erhebliche Auswirkungen auf die Eingruppierung. Ein Beispiel verdeutlicht das. Die Tätigkeit eines eingruppierten Arbeitnehmers in der Verwaltung erfüllt die Tätigkeitsmerkmale der EG 6 und erfordert zu 25 % selbständige Leistungen, im Übrigen nicht.
Wären die 25 % Tätigkeiten mit den selbständigen Leistungen Teil eines Arbeitsvorgangs, der mindestens 50 % der Arbeitszeit umfasst, wäre das Ergebnis eine Eingruppierung in EG 9a, weil § 12 TVöD und TV-L das Kriterium „zeitlich mindestens zur Hälfte" stellt.
Wären die 25 % Tätigkeiten mit den selbständigen Leistungen Teil eines Arbeitsvorgangs, der weniger als 50 % der Arbeitszeit umfasst, wäre das Ergebnis eine Eingruppierung in EG 6.
Der Unterschied zwischen diesen beiden Ergebnissen kann sich auf 1.000,00 € brutto monatlich belaufen, bei rückwirkender Geltendmachung ergeben sich entsprechend hohe Nachzahlungsbeträge.
Die Entgeltordnungen zum TVöD und TV-L enthalten für sehr viele verschiedene Tätigkeiten jeweils eine zum Teil große Anzahl von Tätigkeitsmerkmalen. Darunter sind solche für den Verwaltungsdienst, für Beschäftigte mit wissenschaftlicher Hochschulbildung, für handwerkliche Tätigkeiten, für Beschäftigte in der Informations- und Kommunikationstechnik, für Ingenieure oder Techniker, für Beschäftigte in Gesundheitsberufen, im Sozial- und Erziehungsdienst oder in Sparkassen.
Viele Tätigkeitsmerkmale in den Entgeltordnungen bauen dabei stufenweise aufeinander auf. Bei dem Verwaltungsdienst umfasst die Entgeltgruppe 5 etwa Beschäftigte mit abgeschlossener Berufsausbildung und entsprechender Tätigkeit sowie Beschäftigte, deren Tätigkeit „gründliche Fachkenntnisse" erfordert. Auf dieser Basis aufbauend erfordern die höheren Entgeltgruppen zusätzliche qualifizierende Merkmale, sogenannte Heraushebungsmerkmale. Die Entgeltordnung nennt als solche „gründliche und vielseitige Fachkenntnisse", „selbständige Leistungen", „gründliche, umfassende Fachkenntnisse", „besondere Schwierigkeit und Bedeutung" sowie das „Maß der Verantwortung". Wer die EG 9a beansprucht, muss alle Tätigkeitsmerkmale der EG 5, EG 6 und EG 9a erfüllen, nicht allein diejenigen der EG 9a.
Wer eine höhere Eingruppierung auf der Grundlage eines Heraushebungsmerkmals durchsetzen will, muss begründen können, wodurch sich seine Tätigkeit von der „Normaltätigkeit" der Ausgangsfallgruppe unterscheidet. Eine Auflistung von Aufgaben und Anforderungen, ohne erkennbar zu machen, inwiefern diese über das Niveau der Ausgangsfallgruppe hinausgehen, genügt nicht. Umstände, die für die Begründung einer Anforderung in einer niedrigeren Entgeltgruppe herangezogen worden sind, können nicht noch einmal zur Begründung für ein Heraushebungsmerkmal einer höheren Entgeltgruppe herangezogen werden.
Zu einzelnen Tätigkeitsmerkmalen der Entgeltordnungen gibt es eine zum Teil sehr umfangreiche, und nicht immer gut verständliche, Rechtsprechung der Arbeitsgerichte. Ein herausragendes Beispiel dafür ist das Tätigkeitsmerkmal der „selbständigen Leistungen" für den Verwaltungsdienst.
Diese erfordern nach der tariflichen Definition ein den vorausgesetzten Fachkenntnissen entsprechendes selbständiges Erarbeiten eines Ergebnisses unter Entwicklung einer eigenen geistigen Initiative. Eine leichte geistige Arbeit kann diese Anforderung nicht erfüllen. Das Merkmal darf nicht mit dem Begriff „selbständig arbeiten" verwechselt werden. Es kommt nicht darauf an, ob der Beschäftigte ohne direkte Aufsicht tätig ist. Kennzeichnend ist vielmehr ein Ermessens-, Entscheidungs-, Gestaltungs- oder Beurteilungsspielraum bei der Erarbeitung eines Arbeitsergebnisses. Es müssen Abwägungsprozesse vollzogen werden, in deren Rahmen unterschiedliche Informationen zu verknüpfen und gegeneinander abzuwägen sind. Dass solche Abwägungen bei entsprechender Routine schnell ablaufen können, steht dem nicht entgegen.
Für das Ausmaß, in dem selbständige Leistungen innerhalb eines Arbeitsvorgangs anfallen müssen, gilt folgendes. Es ist ausreichend, wenn sie in rechtlich erheblichem Ausmaß vorliegen. Nicht erforderlich ist, dass sie ihrerseits in dem zeitlichen Umfang anfallen, den § 12 TVöD und TV-L für den Arbeitsvorgang als Ganzes verlangen. Ein rechtlich erhebliches Ausmaß liegt jedenfalls dann vor, wenn ohne die Fähigkeit zur selbständigen Leistung ein sinnvoll verwertbares Arbeitsergebnis nicht erzielt werden könnte, oder präziser gesagt, wenn der Beschäftigte diese Fähigkeit nach der vertraglichen Aufgabenstellung jederzeit bereithalten muss, weil sie zwar nicht vorhersehbar, aber jederzeit abgerufen werden kann. Das gilt auch dann, wenn an einem bestimmten Arbeitstag tatsächlich keine schwierige Ermessensentscheidung zu treffen war.
Wird einem Beschäftigten vorübergehend eine Tätigkeit übertragen, die einer höheren als seiner Eingruppierung entspricht, begründet das nach § 14 TVöD und TV-L einen Anspruch auf eine Zulage. Voraussetzung ist, dass die höherwertige Tätigkeit mindestens einen Monat ununterbrochen ausgeübt wird. Ab diesem Zeitpunkt wird die Zulage für die Dauer der Übertragung rückwirkend gewährt. Ihre Höhe richtet sich nach dem Unterschiedsbetrag zu der jeweils zutreffenden höheren Entgeltgruppe.
Von einer nur vorübergehenden Übertragung ist abzugrenzen, wann die neue Tätigkeit dauerhaft zugewiesen wird. Eine dauerhaft übertragene höherwertige Tätigkeit führt nicht zu einer Zulage, sondern unmittelbar zu einer Änderung der Eingruppierung kraft Tarifautomatik.
In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen vorübergehender Vertretung und dauerhafter Aufgabenzuweisung häufig streitig, insbesondere wenn ein Arbeitnehmer über Jahre Aufgaben einer höheren Entgeltgruppe wahrnimmt, ohne dass die Eingruppierung angepasst wird.
Die vorübergehende Übertragung ist die Ausnahme. Die dauerhafte Übertragung und damit die unmittelbare Eingruppierung nach dem tatsächlich ausgeübten Tätigkeitsmerkmal ist der Regelfall. Deswegen werden bestimmte Anforderungen an eine bloß vorübergehende Übertragung gestellt.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts unterliegt die vorübergehende Übertragung einer doppelten Billigkeitsprüfung. In einem ersten Schritt muss es billigem Ermessen entsprechen, die höherwertige Tätigkeit überhaupt zuzuweisen. In einem zweiten Schritt ist gesondert zu prüfen, ob es billigem Ermessen entspricht, die Zuweisung nur vorübergehend vorzunehmen.
Dabei ist unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls abzuwägen, ob das Interesse des Arbeitgebers an einer zeitlich begrenzten Übertragung oder das Interesse des Beschäftigten an der Beibehaltung der höherwertigen Tätigkeit und der damit verbundenen Vergütung überwiegt. Bei einer mehrfachen Übertragung über einen längeren Zeitraum steigen die Anforderungen an die darzulegenden Gründe. Allein die Unsicherheit des Arbeitgebers über die Dauer des Bedarfs genügt nicht. § 14 TVöD oder TV-L können nicht dazu herangezogen werden, das Risiko einer unklaren Beschäftigungssituation auf den Beschäftigten zu verlagern.
Die Beweislast dafür, dass die vorübergehende Übertragung billigem Ermessen entspricht, trägt der Arbeitgeber. Entspricht die Ausübung des Direktionsrechts nicht billigem Ermessen, ist nicht die Zulage nach § 14 TVöD, sondern die dauerhafte Höhergruppierung in die höhere Entgeltgruppe kraft Tarifautomatik geschuldet.
Für Beschäftigte im kommunalen Bereich enthält die Anlage 1 zum TVöD/VKA in den Vorbemerkungen eine besondere Anforderung, die in bestimmten Ländern, darunter Niedersachsen, gilt. Beschäftigte im Büro-, Buchhalterei-, sonstigen Innendienst und Außendienst, die nicht die Anforderungen der Entgeltgruppe 5 Fallgruppe 1 (abgeschlossene Berufsausbildung und entsprechende Tätigkeit) erfüllen, können in den Entgeltgruppen 5 bis 9a nur eingruppiert werden, wenn sie mit Erfolg an einem Lehrgang mit abschließender Erster Prüfung teilgenommen haben. Für die Eingruppierung in Entgeltgruppen 9b bis 12 ist eine Zweite Prüfung erforderlich. Diese Lehrgänge und Prüfungen werden bei den durch die Länder oder kommunalen Spitzenverbände anerkannten Verwaltungsschulen oder Studieninstituten durchgeführt. In Niedersachsen sind das typischerweise der Angestelltenlehrgang I und II.
Von dieser Pflicht gibt es mehrere Ausnahmen. Erstens sind Beschäftigte mit mindestens zwanzigjähriger Berufserfahrung bei einem Arbeitgeber, der vom Geltungsbereich des TVöD oder eines vergleichbaren Tarifvertrags erfasst wird, befreit. Zweitens können Beschäftigte von der Prüfungspflicht befreit werden, wenn sie außerhalb des kommunalen Bereichs Prüfungen abgelegt haben, die den Prüfungen nach der Vorbemerkung gleichwertig sind. Drittens bleiben Beschäftigte, die am 31. Dezember 2016 bereits nach § 3 der damaligen Anlage 3 zum BAT von der Ausbildungs- und Prüfungspflicht befreit waren, insbesondere weil sie das 40. Lebensjahr vollendet hatten, für die Dauer des fortbestehenden Arbeitsverhältnisses dauerhaft befreit.