Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das einfache Zeugnis enthält Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit; das qualifizierte Zeugnis erstreckt sich darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis und muss vom Arbeitnehmer ausdrücklich verlangt werden.
Das Zeugnis ist in Papierform zu erteilen; die elektronische Erteilung ist gesetzlich ausgeschlossen. Es muss im Fließtext formuliert sein und den Arbeitnehmer individuell beschreiben — eine tabellarische Darstellung mit stichwortartigen Bewertungen nach Schulnoten genügt den Anforderungen nicht.
In formeller Hinsicht bestehen weitere Anforderungen. Das Zeugnis ist auf dem Geschäftsbriefbogen des Arbeitgebers auszustellen, wenn im Geschäftsverkehr üblicherweise ein solcher verwendet wird. Aus dem Briefkopf müssen Name und Anschrift des Ausstellers erkennbar sein; ein bloßer Firmenstempel unterhalb der Unterschrift genügt nicht. Das Anschriftenfeld des Briefbogens darf nicht mit der Anschrift des Arbeitnehmers ausgefüllt sein. Die Unterschrift muss von einer Person geleistet werden, die dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war und damit erkennbar in der Lage ist, eine verbindliche Beurteilung abzugeben; die Stellung des Unterzeichners im Unternehmen ist durch einen entsprechenden Zusatz kenntlich zu machen. Das Zeugnis ist dem Arbeitnehmer ungefaltet auszuhändigen oder zu übermitteln, damit es für spätere Bewerbungen kopierfähig ist und auf einer Kopie kein Knick erkennbar wird.
Inhaltlich gelten zwei zentrale Anforderungen: das Gebot der Zeugniswahrheit und das Gebot der Zeugnisklarheit. Das Zeugnis darf keine Formulierungen enthalten, die dem Wortlaut nach positiv klingen, aber eine andere — negative — Aussage transportieren sollen.
Der Arbeitgeber hat bei Formulierung und Ausdrucksweise einen Beurteilungsspielraum; Maßstab ist ein wohlwollender verständiger Arbeitgeber. Wohlwollen und Wahrheitspflicht stehen gleichrangig nebeneinander — das Zeugnis muss nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend sein.
Auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern oder Zukunftswünschen besteht kein gesetzlicher Anspruch. Der Arbeitgeber entscheidet frei, ob er eine solche Formel aufnimmt.
Entspricht ein erteiltes Zeugnis nach Form oder Inhalt nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann der Arbeitnehmer dessen Berichtigung oder Ergänzung verlangen. Es handelt sich dabei rechtlich nicht um einen eigenständigen Berichtigungsanspruch, sondern weiterhin um die Erfüllung des ursprünglichen Zeugnisanspruchs.
Der Arbeitgeber hat ein neues Zeugnis auszustellen, das auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückzudatieren ist. Es ist so abzufassen, als ob es sich um eine Erstausfertigung handelte; Hinweise auf den vorangegangenen Streit oder auf ein Urteil sind unzulässig.
Bei der Neuausstellung ist der Arbeitgeber an die Teile des ursprünglichen Zeugnisses gebunden, die der Arbeitnehmer nicht beanstandet hat. Eine Ausnahme gilt nur, wenn dem Arbeitgeber nachträglich Umstände bekannt werden, die eine andere Beurteilung rechtfertigen.
Hat der Arbeitgeber eine Schlussformel erteilt, darf er sie bei einer späteren Überarbeitung nicht allein deshalb streichen, weil der Arbeitnehmer Berichtigungen verlangt. Eine solche Streichung verstößt gegen das Maßregelungsverbot und begründet einen Anspruch auf Wiederaufnahme der Formel.
Für die Beweislast gilt eine differenzierte Verteilung, deren Ausgangspunkt die durchschnittliche Leistungsbeurteilung ist. Eine durchschnittliche Beurteilung entspricht in der Zeugnissprache der Formel „zur vollen Zufriedenheit" und der Note „befriedigend". Für eine solche Beurteilung muss der Arbeitgeber nichts darlegen. Verlangt der Arbeitnehmer eine bessere Beurteilung, muss er darlegen und beweisen, dass seine Leistungen eine solche Bewertung rechtfertigen. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Studien, denen zufolge in der Praxis die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer Zeugnisse mit der Note „gut" oder „sehr gut" erhält, die Verteilung der Darlegungs- und Beweislast nicht verschieben. Bewertet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unterdurchschnittlich, trägt er seinerseits für die Richtigkeit dieser Bewertung die Darlegungs- und Beweislast.